九州国立博物館第1期ボランティア終了式
福岡県立アジア文化交流センター 式典

2005年に福岡県太宰府市にオープンした九州国立博物館では、「地域に開かれた博物館」を目指して、展示の解説や館内案内、来館者対応などの業務で多くのボランティアの皆さんが活躍されています。2008年3月に、第1期のボランティアの皆さん約250名が3年間の任期を終え、卒業されました。卒業にあたって、博物館内のミュージアムホールにて終了式が開催されました。感謝状の贈呈式に始まり、活動報告や記念植樹、記念コンサートなどが行われ、和やかなムードの中で温かいセレモニーになりました。マイダスコミュニケーションは、当日の進行管理を行いました。


当日、受付にて250名の参加者の皆さんにお渡しする物品などの準備は、煩雑で大変な作業です。今回のケースのように、参加者がグループ分けされ、お渡しするものが違う、というような場合はなおさらです。マイダスは、こうしたきめ細かい参加者管理の経験から得たノウハウを活かし、スムーズな受付を実現しました。
 
式典の進行において司会者の役割は重要です。参加者の皆さんが楽しくその場を過ごしていただけるように、台本どおりではない柔軟な対応が必要とされます。司会者の方に十分な力を発揮していただけるよう、基本の進行台本をしっかり作成する必要があります。また、ディレクターは、進行内容に変更が生じた場合、速やかに内容を伝え対応するなど、臨機応変な能力が求められます。

いわば身内の参加者が多くを占めるセレモニーとはいえ、盛りだくさんのプログラムを遅延なくスムーズに進行するために、当日はディレクターの指示のもと8名の運営スタッフがそれぞれの役割を担い、陰ながら活躍しました。イベントにつきものの当日の変更にも柔軟に対応して、思い出に残るセレモニーとなりました。
 
セレモニーの最後には、閉館後の博物館のエントランスで交流パーティが開催されました。マイダスはケータリングを手配し、本来パーティ会場ではない場所でのケータリングで、テーブルの配置などに配慮しました。また、博物館が閉館してからの準備となり、限られた時間内でスムーズに行う必要がありました。無事に予定どおりの準備を整え、参加者の皆さんにおいしいお料理を楽しんでいただくことができました。